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Finance & Admin Assistant

Publiée le 03.09.2020

Entreprise

Site Internet : http://villagereach.org
Secteur d´activité :
Activités associatives
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VillageReach transforms health care delivery to reach everyone. lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Finance & Admin Assistant

A PROPOS DE VILLAGEREACH

VillageReach transforme la prestation des soins de santé pour atteindre tout le monde. Notre vision est un monde où chaque personne a les soins de santé nécessaires pour s'épanouir. Nos programmes visent à créer des systèmes de santé centrés sur la personne qui garantissent que les produits et services de santé sont disponibles au moment et à l'endroit où ils sont nécessaires, en mettant l'accent sur le développement de solutions évolutives et à fort impact. Nous sommes animés par une passion pour la collaboration et le partenariat, car nous croyons fermement que l'action collective est le seul moyen de parvenir à un changement durable. Notre travail améliore la vie de plus de 35 millions de personnes en Afrique subsaharienne. VillageReach  a son siège  dans l'État de Washington et possède des bureaux à Seattle (États-Unis), en République démocratique du Congo, au Malawi et au Mozambique.

SOMMAIRE DU POSTE

VillageReach recherche une personne qualifiée et expérimentée pour combler le poste d'assistant(e)en finances et administrationbasée à Mbandaka en RDC. L'assistant(e) en finances et administration serachargé(e) de la coordination des opérations financières et administratives de la Phase 2 du Projet Drone Santé Equateur RDC.

Le/La candidat(e) idéal(e) sera un(e) professionnel(le) du domaine administratif ou financier ayant une expérience dans la gestion de bureau. VillageReach collabore actuellement avec le ministère de la Santé, SwoopAero pour mettre en œuvre un projet d’introduction de drones dans la chaine d’approvisionnement des produits de santé. Les résultats attendus de cette initiative sont d’améliorer la disponibilité des produits de santé dans les milieux accès difficile.

Description du poste

L'assistant(e) en finances et administration sera chargé(e) de la coordination des opérations financières et administratives du bureau de Mbandaka, province de l’Equateur. En cette qualité, il/elle sera chargé(e)des fonctions suivantes :

Gestion financière :

  • Tenir à jour les documents financiers du projet, c'est-à-dire réaliser l'enregistrement précis et opportun de toutes les transactions financières effectuées (qu'il s'agisse des dépenses ou des rapprochements bancaires et de caisse) et produire des rapports financiers mensuels conformément aux politiques et procédures établies par VillageReach ;
  • Garder et maintenir le système de petite caisse pour l’organisation ;
  • Gérer les fonds destinés aux activités, faire le rapprochement en temps opportun des dépenses effectuées pour les activités et créditer en temps opportun les fonds non dépensés ;
  • Participer à la préparation budgétaire et établir les budgets pour les différentes activités ;
  •  Être en contact avec PayNetwork pour toutes questions relatives aux impôts et taxes.
  • Administration du bureau :

  • Fournir un appui administratif général à l'organisation ;
  • Apporter un soutien logistique et de secrétariat aux différentes activités du projet, y compris pour ce qui est des réunions, rendez-vous et événements, et garantir un classement correct des rapports de ces activités qui permettra de les retrouver facilement ;
  • Assurer la communication au sein du bureau, vérifier la correspondance par courriel et gérer la réception de façon professionnelle ;
  • Appuyer les autres membres de l'équipe dans les tâches de routine du bureau selon les besoins ;
  • Tenir à jour le système de classement ou d’archivage  ;
  • Aider le Gestionnaire de programme à préparer des présentations ad hoc et à rédiger des rapports périodiques sur les progrès réalisés ;
  • Participer à l'organisation des dispositions relatives aux voyages et aux réservations d'hébergement pour le personnel et les invités  ;
  • Prendre des notes pendant des réunions, écrire des lettres, rédiger des rapports et préparer les minutes de réunions suivant les demandes de temps en temps ;
  • Accomplir d'autres tâches raisonnables assignées par la direction.
  • Gestion des ressources :

  • Participer à l'achat et au maintien du matériel de bureau, du mobilier et autres actifs, y compris la gestion et la mise à jour de l'inventaire des avoirs du bureau ;
  • Gérer le personnel de soutien, chauffeur, agent de bureau et gardes de sécurité, y compris :supervision et appui dans l'exécution quotidienne de leur travail, préparation d'un tableau de service, maintien d'un registre des congés de maladie/congés annuels, couverture médicale, assurance, etc.
Profil recherché pour le poste : Finance & Admin Assistant
  • Diplôme en administration des affaires ou une formation équivalente, et un minimum de trois ans d'expérience pertinente dans un environnement professionnel dynamique ;
  •  Excellente maîtrise des outils informatiques, y compris le traitement de texte, les feuilles de calcul, les programmes de base de données, les logiciels de présentation, le courrier électronique et l'internet ;
  • Connaissances actualisées et expérience en comptabilité et dans la préparation de rapports financiers ;
  • Aptitude à élaborer et mener à bien des plans de travail et à résoudre des problèmes de façon indépendante.

Compétences

Les compétences suivantes reflètent ce que l'on attend de tous les employés de VillageReach; y compris des exemples de la façon dont on pourrait démontrer chacune de ces compétences dans son rôle.

  • Motivation personnelle et Direction : le candidat devra disposer des compétences d’auto-diriger son approche du travail, mais demande de l'aide en cas de besoin; se tient responsable; entreprend des activités d'auto-développèrent; cherche à construire et maîtriser de nouvelles compétences; cherche et profite des opportunités au sein de l'organisation.
  • Collaboration et Communication Efficace: Établit et entretient des relations efficaces avec les collègues, les partenaires, les parties prenantes et les parties externes; travaille en collaboration avec les autres pour atteindre les buts et les objectifs de l'organisation et de l'équipe; travaille activement à résoudre les conflits; exprime des idées et des pensées de manière efficace; sélectionne et utilise des méthodes de communication appropriées et maintient une communication significative avec les collègues à distance et les autres parties pour les tenir au courant
  • Engagement en faveur de la diversité et l'inclusion : Assumer la responsabilité personnelle et soutenir les autres membres de l'organisation dans la création et le maintien d'un environnement de travail diversifié où les individus sont accueillis, valorisés, respectés et soutenus; engagement personnel à acquérir des compétences culturelles, y compris la connaissance de soi de ses propres attitudes vis-à-vis de la culture et des interactions interculturelles; démontre la volonté et la capacité de s'engager ouvertement et respectueusement sur les questions de race, de colonialisme, d'identité et de culture; maintient l'équité dans l'accès au partage d'informations, d'idées et d'opportunités à travers VillageReach
  • Engagement en faveur de l'excellence : produit un rendement élevé du travail, à la fois en termes de qualité et de quantité; cherche des moyens d'améliorer et de promouvoir la qualité; surveille le travail pour assurer la qualité; possède un engagement personnel envers la mission de VillageReach
  • Orientation et Innovation de la solution: Se concentre sur les résultats et les objectifs souhaités et sur la meilleure façon de les atteindre; fait le travail; voit des possibilités de résolution créative de problèmes tout en restant dans les paramètres de la bonne pratique; considère les anciens problèmes de manière nouvelle et dispose de nouvelles approches pour résoudre ces problèmes; apporte des idées originales et / ou ingénieuses dans son domaine de responsabilité; est capable d'examiner et d'articuler les risques et les conséquences des innovations proposées et de les prendre en compte dans la prise de décision
Critères de l'annonce pour le poste : Finance & Admin Assistant
Métier :
Gestion, comptabilité, finance
Secretariat, assistanat
Secteur d´activité :
Activités associatives
Type de contrat :
CDI
Région :
Boende - Bukavu - Bunia - Buta - Gbadolite - Gemena - Goma - Inongo - Isiro - Kabinda - Kalemie - Kamina - Kananga - Kenge - Kikwit - Kindu - Kinshasa - Kisangani - Kolwezi - Lisala - Lodja - Lubumbashi - Luebo - Matadi - Mbandaka - Mbuji-Mayi
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+4
Langues exigées :
françaiscourant
Nombre de poste(s) : 1

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