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Office Assistant / Operations Assistant - Uvira, DRC IHP

Publiée le 23.03.2021

Entreprise

Site Internet : http://www.abtassociates.com
Secteur d´activité :
Éducation, formation
Recherche et développement
Environnement, recyclage
Services autres
Services collectifs et sociaux, services à la personne
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Abt Associates is a global leader in research, evaluation and program implementation; driving innovation and measurable impact for more than 50... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : Office Assistant / Operations Assistant - Uvira, DRC IHP

Organization Overview
The International Development Division focuses on improving the lives and economic well-being of people in lower and middle-income countries. We command technical expertise in health, agriculture, climate change, food security and governance€”as well as in international evaluation. Our multi-layered health portfolio includes policy, health promotion and disease prevention, health finance, and health systems management. In partnership with government clients and local experts, our high-quality programs in Africa, Asia, Latin America, and the Middle East are known for impact and innovation.
Aperçu de l'organisation
Abt Associates (Abt) est un leader mondial motivé par le sens de sa mission dans la recherche, l'évaluation et la mise en œuvre de programmes dans les domaines du développement international, de la santé, des politiques sociales et environnementales. Reconnue pour sa rigueur dans la résolution de défis complexes, Abt est régulièrement classée parmi les 20 premières sociétés de recherche mondiales et parmi les 40 premiers innovateurs en développement international. L'entreprise possède de multiples bureaux aux États-Unis et des bureaux de programme dans plus de 40 pays, y compris en Haïti. Au service des secteurs public et privé, Abt soutient les processus de gouvernance participative qui responsabilisent les citoyens et favorisent la responsabilisation et la transparence entre les secteurs. Notre impact se fait sentir dans des institutions réactives et inclusives, des communautés autonomisées, un accès équitable aux services publics, une mobilisation et une gestion améliorées des ressources financières et un environnement plus propice à la croissance économique et aux opportunités.
Opportunité
Le Programme de Santé intégré de l'USAID (USAID IHP) soutient la stratégie de l'USAID sur le renforcement des systèmes de santé en RDC. L'USAID cherche à renforcer la capacité des institutions et des communautés congolaises à fournir des services de santé intégrés et de qualité pour améliorer durablement l'état de santé de la population congolaise.
Principaux rôles et responsabilités sont
L'assistant aux  Operations  répondra  au EEI/HSS Specialist  et participera dans le processus d’acquisition, systèmes d’enregistrement et de contrôle, processus de stockage, de sortie et réapprovisionnement.
Responsabilités spécifiques

  • Initier toute demande liée aux besoins en fourniture, matériel et équipement  au niveau des Operations.
  • Faire l'inventaire des matériaux, des pièces, des consommables, des articles de papeterie et du matériel imprimé.
  • Tenir un registre des entrées et des transferts et envoyer des alertes pour réapprovisionner les stocks.
  • Justifier les approvisionnements en matériaux entrants et sortants (fournitures logistiques, matériel informatique, mobilier).
  • Assurer  la réception des documents pour la destination de stockage, la certification des quantités reçues et la préparation des documents de paiement.
  • surveiller la réception des matériaux, pièces, consommables et articles de papeterie sortants ou entrants.
  • Recevoir les demandes d'inventaire et examiner les signatures d'approbation appropriées.
  • S'assurer que tout le matériel est rangé de façon appropriée, sécuritaire et sécuritaire. 
  • Au besoin, aider à l'orientation de tous les nouveaux employés sur leur rôle dans la gestion des stocks et sur les étapes et les formulaires nécessaires pour accéder au matériel ou à l'équipement.
  • Aider le superviseur à préparer les rapports d'inventaire au besoin.
  • Étiqueter correctement tout le mobilier de bureau, l'équipement et l'inventaire des articles non consommables
  • Faire le suivi de l'emplacement de tout l'équipement et du mobilier, y compris les expéditions en provenance de Kinshasa en mettant  à jour la base de données.
  • Conservez toutes les informations pertinentes, y compris l'emplacement, le prix, la marque, le modèle, le numéro de série, le vendeur, l'utilisateur final, l'état, etc.
  • Contrôler et enregistrer toutes les nouvelles fournitures logistiques, le matériel informatique, le mobilier, les fournitures de véhicules, etc. à partir du reçu d'achat et/ou du bon de commande.
  • Tenir à jour une base de données sur les stocks des magasins
  • S'assurer que les formulaires sont correctement remplis et utilisés pour gérer les stocks de consommables.
  • Préparer un sommaire mensuel du total des matériels utilisés et produire des rapports d'inventaire au besoin.
  • Assurer les soldes des portions inutilisées des fournitures.
  • Assurer une documentation adéquate des fournitures du projet.
  • Participer à l'amélioration du système de gestion des approvisionnements et du système de contrôle interne.

Autres

  • Toute autre tâche demandée par le superviseur. 
Profil recherché pour le poste : Office Assistant / Operations Assistant - Uvira, DRC IHP

Compétences/connaissances requises

  • Licence en administration, gestion, affaires, sciences sociales,
  • Préférence pour les candidats qui ont de l'expérience  de 3 ans en rapport avec des projets financés par l'USAID.
  • Expérience de 3 ans dans la gestion des inventaires et stocks
  • Connaissance dans la logistique des voyages, processus d’obtention des visas  et l’appui logistique des ateliers souhaitée
  • Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint et d'autres logiciels de traitement de données requis.
  • Expérience Quick Books souhaitée.
  • Capacité de planifier et d'exécuter de façon autonome des tâches complexes tout en tenant compte des détails de la gestion quotidienne
  •  Avoir un sens d’organisation élevé et du respect des deadlines.
  • Capacité d'évaluer les problèmes et d'élaborer des solutions.
  • Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle et à l'organisation.
  • Maîtrise du français et  des compétences en communication verbale et écrite en anglais sont souhaitables

Minimum Qualifications

  • (1) year of experience and high school diploma OR the equivalent combination of education and experience. 
  • Abt Associates is an Affirmative Action/Equal Opportunity employer committed to fostering a diverse workforce.  Abt Associates provides market-competitive salaries and comprehensive employee benefits.
Critères de l'annonce pour le poste : Office Assistant / Operations Assistant - Uvira, DRC IHP
Métier :
R&D, gestion de projets
Secretariat, assistanat
Transport, logistique
Secteur d´activité :
Activités associatives
Services autres
Services collectifs et sociaux, services à la personne
Type de contrat :
CDD
Région :
Kinshasa
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+3
Nombre de poste(s) : 1

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